Handelsbetingelser

Virksomhedsoplysninger

Food Organisation of Denmark
Studsgade 10A, 1. sal
8000 Aarhus C
CVR: 33352832

Baggrund og formål

FOOD afvikler i perioden fredag den 5. september til 7. september 2025 Food Festival på Tangkrogen i Aarhus.

Åbningstider for pladsen:

Fredag den 5. september kl. 10.00-19.00 (Branchefredag kl. 10.00-13.00)
Lørdag den 6. september kl. 10.00-19.00
Søndag den 7. september kl. 10.00-17.00

Åbningstider for Nordiske Dråber og Bespisningsområdet:

Fredag den 5. september kl. 13.00-20.30
Lørdag den 6. september kl. 11.30-20.30
Søndag den 7. september kl. 11.30-17.00

Det er FOODs ønske og mål at indgå samarbejder med aktører, som kan være med til at bidrage til Food Festivals vision om at udbrede kendskabet til nordiske råvarer og nordisk gastronomi. Aktørernes rolle er at bidrage med indhold på pladsen, herunder at give publikum gode oplevelser med mad, involvere publikum i madlavning, dele viden og uddele smagsprøver. Derudover er aktørerne meget velkomne til at sælge produkter, der relaterer til den enkelte aktør/producent.

Tilbud og ordre

Tilbud er gældende i 14 dage fra tilbudsdagen, medmindre andet fremgår af tilbuddet.

Ordrer afgivet i webshoppen bekræftes af FOOD ved en købsaftale eller en ordrebekræftelse. Såfremt kunden mener, at der er forhold i købsaftalen eller ordrebekræftelsen, som ikke er i overensstemmelse med det fremsendte tilbud og/eller kundens accept, påhviler det kunden indenfor fire arbejdsdage at reklamere skriftligt herover til FOOD. Hvis FOOD er påbegyndt arbejdet på og/eller levering af en ydelse til kunden, anses aftale for indgået mellem parterne, uanset at der ikke er etableret et skriftligt aftalegrundlag i form af en eventuel ordre fra kunden eller en ordrebekræftelse.

Priser

Alle priser på hjemmeside og webshop fremgår i danske kroner ekskl. moms medmindre andet fremgår. Priserne gælder for en samlet lejeperiode svarende maksimalt til dagene, hvorunder Food Festival afvikles.

FOOD forbeholder sig ret til at regulere listepriser uden varsel.

Betaling og betalingsfrister

Betaling for alle ydelser bestilt på webshoppen sker efter følgende model:

Ydelser/produkter: Alle ydelser faktureres og betales forud for levering medmindre andre aftaler indgås skriftligt. FOOD forbeholder sig ret til ikke at gennemføre levering af ydelser, såfremt betaling ikke er modtaget rettidigt. Det gælder alle aktører bortset fra de, der deltager på området Nordiske Dråber, for hvem fakturering først sker efter endt festival.

Ved forsinket betaling er FOOD berettiget til – uden afgivelse af påkrav – morarenter svarende til 2 % pr. påbegyndt måned fra forfaldsdato til betaling sker. For første, anden og tredje rykker for betalingen er FOOD berettiget til kr. 100 pr. rykker, der udgør de omkostninger FOOD afholder i forbindelse med afgivelsen af rykkeren. Alle beløb er ekskl. moms.

Levering

Levering af bestilte ydelser sker i forbindelse med opbygningsdagene på Tangkrogen medmindre andet aftales skriftligt. Den pågældende vare/ydelse/stand skal - af kunden - kontrolleres inden ibrugtagning, hvorefter ret til reklamation bortfalder.

Ved endt brug skal pågældende vare efterlades på samme sted og i samme stand, som ved modtagelse af varen. Sker det anderledes faktureres kunden for medgået tid anvendt på at bringe varen tilbage til oprindelig stand som ved levering.

Returnering af lejet udstyr og materiel

Det lejede leveres af FOOD på lejers stand på Food Festival og afhentes samme sted medmindre andet aftales skriftligt. Udlejer må ikke selv transportere det lejede væk fra standen. Det er lejers ansvar, at det lejede står klar til afhentning i samme stand som ved levering. Udlejer forbeholder sig ret til at rengøre det lejede for lejers regning, hvis det tilbageleverede, ikke lever op til normal standard.

Tilbagelevering af det lejede inden udløbet af den aftalte lejeperiode vil ikke uden særlig aftale berettige til nedsættelse af lejen.

Hvis der lejes udstyr, der selv hentes i eksempelvis bagporten, skal det, medmindre andet er aftalt, tilbageleveres til samme sted, hvor det er er afhentet. Det lejede betragtes først som afleveret, når udlejer har kvitteret herfor. Det lejede skal afleveres i samme stand, som det er modtaget. Udstyret skal være grundigt rengjort og korrekt pakket som ved levering. Udlejer forbeholder sig ret til at rengøre det lejede for lejers regning, hvis det tilbageleverede, ikke lever op til normal standard.

Databehandling

FOOD’s rettigheder

FOOD har ret til at anvende billeder, lyd og film optaget på Food Festival 2025 til PR-mæssig brug, dokumentation og øvrige for Food Festival relevante formål.

Denne ret gælder fotos af alle jeres aktiviteter. Det pålægges jer at aftale dette med deltagende/synlige eventuelle underleverandører, herunder, hvis I samarbejder med andre virksomheder, organisationer, kokke etc.  

FOOD opbevarer følgende persondata på deltagende aktører: Navn, mailadresse, mobiltelefonnummer, virksomhedsnavn, CVR-nummer og virksomhedsadresse. Data opbevares til brug i forbindelse med deltagelse på Food Festival samt til fremtidig kontakt.

Ved godkendelse af handelsbetingelserne giver aktøren samtykke til, at FOOD efter Food Festival 2025 må sende en evaluering, som er op til aktøren at besvare.

Ved godkendelse af handelsbetingelserne giver aktøren samtykke til, at FOOD må kontakte aktøren via telefon og mail og tilbyde relevante tilbud fra FOOD, fx Copenhagen Cooking & Food Festival, Salling Food Award, Madens Folkemøde samt andre projekter målrettet til små- og mellemstore virksomheder inden for fødevarebranchen.     

Aktørens rettigheder

Aktøren har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til FOOD’s behandling af oplysninger om aktøren. Hvis aktøren vil gøre brug af aktøren rettigheder, skal aktøren kontakte FOOD på følgende oplysninger:

Food Organisation of Denmark

Vigerslev Allé 18, 2500 Valby

CVR-nummer: 33352832

Tlf.: 53530055

Mail: info@thefoodproject.dk

I særlige tilfælde har aktøren ret til at få slettet sine oplysninger.

Aktøren har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod FOOD’s ellers lovlige behandling af aktørens personoplysninger. Aktører kan læse mere om sine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som findes på www.datatilsynet.dk

Datatilsynet

Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K

Tlf.: 33 19 32 00

Mail: dt@datatilsynet.dk

Oplysning om klagemuligheder

En klage over en vare eller tjenesteydelse købt hos os kan indgives til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Center for Klageløsning. Du kan klage til Center for Klageløsning via www.forbrug.dk.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Center for Klageløsning
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby

EU-Kommissionens online klageportal kan også anvendes ved indgivelse af en klage. Det er særlig relevant, hvis du er forbruger med bopæl i et andet EU-land. Klage indgives her - http://ec.europa.eu/odr. Ved indgivelse af en klage skal du angive vores e-mail info@thefoodproject.dk.

Kontakt

Såfremt AKTØREN har spørgsmål, klager eller kommentarer til Food Festival, så skal disse henvendes til info@thefoodproject.dk eller på tlf. 53530055.

Ændringer

Såfremt akøtren senere end den 1. juli 2025, vælger at opsige handelsbetingelserne, afregnes aktøren 50 % af beløbet i henhold til bekræftede ordrer fra webshoppen. Såfremt det er senere end den 1. august 2025, betales 100% af beløbet i henhold til bekræftede ordrer fra webshoppen.

Force Majeure

Følgende eller lignende omstændigheder medfører ansvarsfrihed, når de indtræffer efter kontraktens indgåelse og forhindrer kontraktens opfyldelse og under forudsætning af, at parterne ikke kunne forhindre, at omstændighederne mv. indtrådte: arbejdskonflikter, brand, krig, oprør, mobilisering af uforudsete militærindkaldelser, valutarestriktioner, mangel på transportmidler, vejrlig, vindforhold, strømafbrydelser, mangler ved leverancer eller ydelser, konkurser eller forsinkelser fra leverandører eller underleverandører, som skyldes nogen i dette punkt nævnte omstændigheder.

Misligholdelse

I tilfælde af en parts misligholdelse af aftalen er den anden part berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler.

Lov og værneting

I forhold til lovvalg og værneting så vil det være fra det land, hvor køberen har bopæl eller hvor det forretningssted, hvorfra bestillingen er afgivet, er beliggende være det afgørende i forhold til, hvilket lands love, der gælder for handlen. Jf. løsørekøblovvalgsloven § 4.

Såfremt en aktør skulle have uoverensstemmelser vedrørende en sag og ønsker et sagsanlæg, skal dette indbringes til Byretten i den givne by, hvor virksomhedens adresse er placeret.

Retningslinjer

Som udstillende aktør på Food Festival er det aktørens ansvar at overholde gældende regler opstillet i relevant lovgivning eller fastsat af myndigheder som SKAT, brandvæsenet, fødevarestyrelsen mv. Derudover er aktøren også forpligtiget til at overholde de regler, der er opstillet af arrangøren Food Organisation of Denmark (FOOD).

I følgende fremgår Food Festivals ordensregler, ligesom enkelte regler fra lovgivning og myndigheder også er fremhævet.

Generelt

Samarbejde og koordinering
Deltagende aktører og FOOD har i fællesskab ansvaret for, at samarbejdet og koordineringen fungerer optimalt før, under og efter festivalen.

Forsikringsansvar
Deltagende aktører skal sørge for at have en lovpligtig arbejdsskadeforsikring for egne medarbejdere og en erhvervsansvarsforsikring.

Arbejdstilsynet
Deltagende aktører er forpligtig til at overholde Arbejdstilsynets regler, som der kan læses mere om i Arbejdstilsynets bekendtgørelser og regelsæt – se www.arbejdstilsynet.dk.

Markedsføring
Alle aktører vil fremgå af Food Festivals hjemmeside med navn, billede af logo samt link til aktørens egen hjemmeside. Desuden benytter FOOD egne kanaler til at markedsføre det samlede event.

Opstilling og nedtagning

Opstilling/nedtagning af fysiske rammer
FOOD sørger for opbygning samt nedpakning af festivalpladsen (produktionen) og har det overordnede ansvar for festivalpladsens drift i de tre dage, festivalen varer.

Aktøren afholder udgiften til den fysiske ramme (telt, gulv, inventar og produktionsudstyr) og afledte driftsydelser (strøm, vand, renovation, brandmateriel). Det er den pågældende aktørs eget ansvar at tjekke op på indlejet materiel, fx om kølemontre er indstillet på rigtig temperatur.

Opstilling/nedtagning af indhold i stand
Aktøren har ansvaret for, at der skabes og opbygges et indhold inden for den fysiske ramme (telt/gulv/lys/strøm/vand mv.). Aktører er forpligtede til at have indholdet klar fredag den 5. september kl. 09.00.

Aktører er forpligtet til at bemande og holde sin stand åben og aktiv for publikum inden for Food Festivals åbningstider. Hvis dette ikke overholdes, pålægges aktøren en bøde på kr. 5.000, -.

Nedpakning af standens indhold må tidligst ske ved festivalens lukketid søndag den 7. september. Aktøren sørger for at aflevere sin stand på festivalen i samme stand som modtaget. Eventuel oprydning/reetablering efter festivalens afslutning eller manglende rengøring af lejet materiel, vil efterfølgende blive faktureret den pågældende standholder. Området og materiellet skal godkendes af aktørens kontaktperson i FOOD, inden pladsen forlades.

Tilladelser
FOOD sørger for at indhente de nødvendige tilladelser fra myndighederne til afvikling af Food Festival 2025. Det gælder dog ikke dyrehold, der er den pågældende aktørs eget ansvar.

Vagtopsyn
FOOD sørger for og afholder udgiften til vagtopsyn om natten i hele opbygningsfasen (kl. 22.00-07.30), under festivalen (kl. 22.00-07.30) og natten mellem søndag og mandag.

Sikkerhed
FOOD har ansvaret for udarbejdelse Sikkerhedsplan for Food Festival 2025.

Medarbejderadgang
Alle deltagende aktører har ret til fem armbånd til medarbejdere, som skal arbejde på aktørens stand. Armbåndene giver adgang til pladsen og bagområdet. Det er aktørens ansvar at udlevere armbånd til egne medarbejdere forud for festivalen eller ved Aktør Tjek-ind ved indgangen til pladsen, da der IKKE er adgang til pladsen uden. Man kan bestille ekstra medarbejderarmbånd frem til d. 08. august. Herefter vil prisen blive 10kr. pr. ekstra armbånd. Dette går til administrationsgebyr i forhold til oprettelse, afsendelse og håndtering af billetterne. 

Gas og gasblus
Aktører skal angive eventuel benyttelse af gas/gasblus på festivalpladsen og leve op til de brand- og sikkerhedsmæssige krav, der stilles på dette område. Det er IKKE tilladt selv at medbringe gasflasker, de skal i stedet bestilles ved FOOD.

Medbragte dyr
Ønsker aktører at medbringe levende dyr på Food Festival, skal dette aftales med kontaktpersonen ved FOOD. Tilladelse til ”dyrehold” skal den pågældende aktør selv søge om hos Fødevarestyrelsen. Levende dyr må ikke medbringes uden denne tilladelse. Dyrlægetjek på pladsen er ligeledes aktørens eget ansvar. Tilladelsen sendes til aktørens kontaktperson ved FOOD senest en uge før første arrangementsdag. Eventuel reetablering efter dyrenes ophold på festivalpladsen, sørger FOOD for, og aktøren afholder omkostningerne hertil.

Skiltepolitik
Det er ikke tilladt at skilte uden for aktørens stand (dvs. telt, hytte mv.) medmindre andet er aftalt med kontaktpersonen i FOOD. Det er dermed ikke tilladt at opsætte beach flag, store reklamebannere, roll-ups mv. uden for standens rammer.

Forpligtelser under festivalen

Aktiviteter på pladsen

I tilfælde af at aktøren udbyder en aktivitet til pladsens gæster, har aktøren ansvaret for at opbygge/indrette den. Aktiviteten skal stå færdig fredag den 5. september kl. 09.00.

Det samme gælder nedpakningen, hvor ansvaret tilsvarende tilfalder aktøren. Aktiviteten må tidligst pakkes ned ved festivalens lukketid søndag den 7. september, og dette skal være færdiggjort senest mandag den 8. september kl. 09.00. Der vil som udgangspunkt ikke være adgang til strøm fra søndag kl. 21.00.

Tilberedning af mad
Alle deltagende aktører skal til enhver tid leve op til Fødevarestyrelsens krav til hygiejne i forbindelse med tilberedning af mad mm. Der kan læses mere herom på: http://www.foedevarestyrelsen.dk/Leksikon/Sider/Privat-madlavning-og-fødevarevirksomhed-under-bagatelgrænsen.aspx 

Smagsprøver
Deltagende aktører er forpligtiget til at uddele smagsprøver til publikum på Food Festival.

Derudover må aktører sælge mindre måltider/snacks. Den maksimale udsalgspris herpå er kr. 35,00,-. Hvis aktøren sælger snack/mindre måltid til konsumering på pladsen er aktøren forpligtet til at stille 30 enheder af denne snack/mindre måltid til rådighed for FOOD uden beregning. De 30 enheder FOOD får er i stedet for at tage et cut af aktørens omsætning.

FOOD har ansvar for at trykke de fysiske billetter til snacken/måltidet, som aktøren vil få at se på forhånd. FOOD afholder selv omkostningerne vedrørende trykning af billetterne. FOOD har ansvaret for at udleverer en boks, som aktøren kan opbevare de fysiske billetter i, når de indløses i aktørens stand. FOOD laver en beskrivelse af snackbilletterne, som kan hænges i aktørens stand som forklaring for medarbejderne.

FOOD anvender de 30 enheder af snacken/måltidet til ekstern brug til samarbejdspartnere eller indkøbere/VIP-gæster. Snackbilletterne kommer IKKE til salg på pladsen – men vil blive udleveret direkte af FOOD. Hvis FOOD ønsker det, kan FOOD købe ekstra snacks/måltider af aktøren. De ekstra billetter købes af FOOD til en pris, der aftales på forhånd. Søndag d. 7. september vil en medarbejder fra FOOD indsamle og optælle de snackbilletter aktøren har gemt i den udleveret boks. Hvis der er mere end 30 billetter i boksen vil FOOD efter festivalen afregne med aktøren i forbindelse med efterfakturering jf. den aftalte pris.

Salg
Alle aktører har ret til at sælge deres produkter fra standen. Salget er med henblik på, at gæsten tager produktet med hjem. For retningslinjer om konsumering af produkter på pladsen, se ovenstående punkter.

Drikkevarer
Aktører må uddele smagsprøver på alkohol, kildevand, vin, sodavand, kaffe og andre drikkevarer til gæsterne. Smagsprøver på alkohol må maksimalt være på 2 cl. Smagsprøver på ikke-alkoholiske drikke må maksimalt være på 6 cl. Salg af drikkevarer må ikke være med henblik på konsumering på pladsen, og produkterne skal derfor sælges uåbnede og ikke-afkølede.

Retningslinjerne for udskænkning af alkohol er dog anderledes for området Nordiske Dråber, hvor alkoholproducenter udstiller. Aktører på Nordiske Dråber sælger deres smagsprøver gennem et poletsystem, der drives af FOOD. Her må smagsprøver på spiritus maksimalt være på 2 cl., mens smagsprøver på øl og hedvine må være på maksimalt 6 cl. Tilsvarende regler for salg af produkter (dvs. hele flasker) gælder her, dvs. at salg ikke må være med henblik på konsumering på pladsen, og produkterne skal derfor sælges uåbnede og ikke-afkølede

Hvis ovenstående ikke overholdes, pålægges aktøren en bøde på kr. 5.000, -.

Anstødelig adfærd
Udstillende aktører kan blive bortvist fra pladsen, hvis FOOD vurderer, at aktørers medarbejdere optræder anstødeligt overfor gæster, FOOD’s personale eller andre udstillere. Aktøren er i dette tilfælde stadig forpligtet til at betale sine omkostninger ved FOOD.